Kinh nghiệm xử lý đơn hàng thất lạc chủ shop online cần biết

Đơn hàng bị thất lạc chủ shop online sẽ bị ảnh hưởng gì?

- Ảnh hưởng tới lợi ích của khách hàng: Mất thời gian chờ đợi hàng, Đặc biệt đối với  những đơn hàng cần gấp hoặc có giá trị cao, thất lạc hàng hoặc mất hàng sẽ ảnh hưởng đến cả tài chính và thời gian của khách hàng.

- Gây nhiều thiệt hại cho chủ shop

• Mất niềm tin uy tín đối với khách hàng, gây ảnh hưởng đến quyết định mua hàng của họ trong tương lai. 
• Mất nhiều chi phí xử lý sự cố: Khi đơn hàng bị thất lạc, chủ shop phải đối diện với các chi phí như hoàn tiền, gửi lại hàng hoặc giải quyết khiếu nại. Các chi phí này không được dự tính trước, dẫn đến giảm lợi nhuận khi kinh doanh.

Nguyên nhân dễ đến đơn hàng bị thất lạc

- Sai sót thông tin đơn hàng: Địa chỉ không rõ ràng hoặc sai thông tin địa chỉ số điện thoại, hoặc sai mã vận đơn. Nguyên nhân này có thể đến từ chủ shop đẩy đơn sai hoặc khách hàng đưa nhầm thông tin khi mua hàng.

- Lỗi từ đơn vị vận chuyển: nguyên nhân này có thể do đơn hàng bị rơi rớt hoặc thất lạc trong quá trình lưu kho, nhầm lẫn trong quá trình phân loại, phân kho, phân tuyến trước khi giao đến tay khách hàng.

- Đóng gói hàng hoá không chuẩn đến từ người bán: Sử dụng vật liệu đóng gói kém chất lượng, lỏng lẻo dẫn đến hàng hoá bị rơi ra trong quá trình vận chuyển. 

- Các sự cố bất khả kháng: Như các sự cố bất ngờ khi đang vận chuyển, hoặc địa chỉ nhận hàng ở khu vực đặc biệt, hạn chế tiếp cận, hay thiên tai mưa bão lũ không dự đoán được gây thất lạc đơn hàng.

Kinh nghiệm xử lý đơn hàng thất lạc chuyên nghiệp

- Kiểm tra thông tin vận đơn: Liên hệ hoặc kiểm tra trên hệ thống  của đơn vị vận chuyển để kiểm tra mã vận đơn và trạng thái đơn hàng. Yêu cầu cung cấp thông tin chi tiết về lộ trình.

- Liên lạc với khách hàng: Thông tin đến khách hàng về sự cố, giải thích nguyên nhân, và đề xuất giải pháp (gửi lại hàng, hoàn tiền, hoặc tặng voucher). Sự minh bạch giúp giữ lòng tin với khách hàng trong tương lai

- Làm việc với đơn vị vận chuyển: Nếu đơn hàng thất lạc do lỗi của đơn vị vận chuyển, thì có thể yêu cầu bồi thường dựa trên hợp đồng vận chuyển. Đảm bảo bạn có đầy đủ biên nhận và hình ảnh đóng gói ban đầu.

- Ghi nhận và cải thiện quy trình: Phân tích rõ các nguyên nhân thất lạc và cập nhật cải tiến quy trình (kiểm tra thông tin, đóng gói chắc chắn. 

Lợi ích khi có kinh nghiệm xử lý đơn hàng thất lạc

- Tăng uy tín thương hiệu: Có quy trình xử lý sự cố phát sinh chuyên nghiệp sẽ giúp khách hàng tin tưởng hơn và tiếp cận với nhiều khách hàng mới.

- Giảm chi phí bán hàng: tiết kiệm chi phí bồi thường khi phát sinh sự cố. Tối ưu được chi phí bán hàng mang lại lợi nhuận cao.

Giải pháp hạn chế thất lạc đơn hàng khi bán hàng online

- Chọn đơn vị vận chuyển uy tín: Nên ưu tiên các đơn vị vận chuyển uy tín, quy trình làm việc chuyên nghiệp. Có chính sách bồi thường khi xảy ra các sự cố trong quá trình vận chuyển hàng hoá.

- Điền thông tin đơn hàng chính xác: Xác nhận kỹ địa chỉ, số điện thoại với người mua trước khi lên đơn hàng, kiểm tra mã vận đơn trước khi giao cho đơn vị vận chuyển.

- Sử dụng công nghệ quản lý: Sử dụng các phần mềm hỗ trợ bán hàng, quản lý đơn hàng để theo dõi trạng thái đơn hàng phát hiện sai sót sớm.

- Đóng gói cẩn thận với hộp carton chất lượng: Đóng gói cẩn thận cũng góp phần hạn chế thất lạc đơn hàng và bảo vệ sản phẩm tốt hơn. Nên cập nhật và tuân thủ các quy định của đơn vị vận chuyển về đóng gói hàng hoá.

Kết luận

Đơn hàng thất lạc là thách thức không thể tránh khỏi trong kinh doanh online, nhưng các chủ shop có thể hoàn toàn giảm thiểu rủi ro với các Kinh nghiệm xử lý đơn hàng thất lạc chủ shop online cần biết đã nêu ở bài viết sẽ góp phần bảo vệ uy tín và tăng doanh thu cho các nhà bán hàng online.